В. Голощапов, Е. Дедков, В. Якимов. "Бюджетный учет"
Изд-во "Финансы", М., 1969 г.
Публикуется с некоторыми сокращениями.
В бюджетных учреждениях при расходовании средств по смете возникают расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам; с бюджетом по налогам, удержанным из заработной платы рабочих и служащих, и другим платежам; с профсоюзом по отчислениям на социальное страхование; с отдельными лицами по долгам, вызванным недостачами, растратами и хищениями; с рабочими и служащими, стипендиатами и депонентами; с разными организациями за полученные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги.
Все расчеты бюджетных учреждений за фактически полученные товарно-материальные ценности и услуги ведутся, как правило, через банки путем безналичных перечислений со своего бюджетного (текущего) счета. Выдача авансов допускается лишь в разрешенных законом случаях.
При постоянных хозяйственных отношениях между поставщиком и бюджетным учреждением расчеты могут осуществляться в порядке плановых платежей. Порядок расчетов в этом случае предусматривается в соглашении между сторонами. При стоимости месячной поставки одним поставщиком на сумму не выше 1500 руб. разрешается устанавливать сроки плановых платежей один раз в 5, 10 или 15 дней. Ежемесячно поставщик и бухгалтерия бюджетного учреждения уточняют состояние своих расчетов и делают перерасчет и соответствующий платеж в порядке, обусловленном в соглашении.
Все операции, связанные с этими расчетами, учитываются на счетах раздела VI «Расчеты» плана счетов.
Учет расчетов с подотчетными лицами. Распорядителям кре дитов разрешено выдавать подчиненным им должностным лицам наличные деньги авансом на предстоящие расходы по служебным командировкам2, переводам и на другие мелкие расходы по сметам, когда не представляется возможным оплатить их непосредственно из кассы учреждения или путем безналичных расчетов с бюджетного или текущего счета в банке.
Наличные деньги под отчет выдаются также на текущие расходы руководителям небольших бюджетных учреждений, которые не имеют в банке бюджетного (текущего) счета и не ведут самостоятельно бухгалтерский учет исполнения сметы. Суммы, выданные авансом до окончательного расчета по нему, называются подотчетными.
Подотчетные суммы имеют строго целевое назначение и могут расходоваться лишь на те цели, на которые они выданы. Наличные деньги выдаются под отчет из кассы учреждения. При отсутствии у учреждений своей кассы им разрешено выдавать подотчетным лицам чеки на получение наличных денег непосредственно из банка.
Выдачу заработной платы рабочим и служащим, командировочных и сумм на мелкие административно-хозяйственные расходы учреждения, не имеющие кассы, осуществляют через подотчетных лиц, уполномоченных на это приказом руководителя учреждения.
Аванс под отчет выдается при наличии распоряжения руко водителя учреждения на письменном заявлении сотрудника. На этом заявлении бухгалтерия проставляет сметное подразделение (параграф, статью), на которое будут отнесены расходы по авансу, и делает отметку об отсутствии задолженности. Новый аванс может быть получен подотчетным лицом лишь в том случае, если оно полностью рассчиталось по ранее выданному авансу.
Подотчетные лица, получившие авансы, несут ответственность за их сохранность и использование на те цели, на которые они выданы. Выполнив служебное поручение, подотчетные лица представляют авансовый отчет по типовой форме № 286, в котором указывается сумма аванса, кому, за что и по какому документу уплачено. К отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Остаток аванса вносится в кассу учреждения или в банк сразу же по окончании операции и не позднее трех дней по возвращении из командировки. Несданные остатки авансов удерживаются в установленном порядке из заработной платы подотчетных лиц.
После проверки отчета на нем делается надпись, удостоверяющая законность произведенных расходов, соответствие их целевому назначению и правильность оформления оправдательных документов. Проверенные бухгалтерией отчеты утверждает руководитель учреждения.
Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 160. При выдаче аванса под отчет из кассы учреждения дебетуется счет 160 и кредитуется счет 120. Если аванс получают по чеку с бюджетного или тедущего счета, то запись делается по дебету счета 160 и кредиту счетов 090, 091 или 100, 101.
По кредиту счет 160 корреспондирует с дебетом счетов: 200 — на сумму фактических расходов, произведенных из выданного аванса, 060 — на сумму приобретенных подотчетным лицом материалов или продуктов питания, 120 — на сумму остатка аванса, возвращенного подотчетным лицом в кассу учреждения, 090, 091 или 100, 101 — на сумму остатка аванса, внесенного в банк. Аналитический учет по счету 160 ведется в книге ф. № 292, где каждому подотчетному лицу открывается отдельный счет, или на карточках ф. № 292-а (также для каждого подотчетного лица). Бухгалтерия должна следить за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей остатков авансов.
