Инвентаризация и годовое заключение счетов текущего учета
В. Голощапов, Е. Дедков, В. Якимов. "Бюджетный учет"
Изд-во "Финансы", М., 1969 г.
Публикуется с некоторыми сокращениями.
Все основные средства, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, материалы, продукты питания, денежные средства, расчетные и другие статьи баланса учреждения подлежат инвентаризации в сроки и в порядке, которые установлены Положением о бухгалтерских отчетах и балансах учреждений ж организаций, состоящих на государственном бюджете СССР.
Инвентаризация — важное средство контроля за сохранностью. социалистической собственности. При инвентаризации определяют фактическое наличие всех видов ценностей и средств. на определенную дату, устанавливают соответствие этих данных данным текущего бухгалтерского учета, проверяют правильность и реальность расчетов учреждения с другими учреждениями и организациями и лицами.
Ежемесячной инвентаризации подлежат: денежная наличность, находящаяся в кассе учреждения (организации), на бюджетных (текущих) счетах, фондовые ценности, бланки строгой отчетности, а также продукты питания. Ежеквартально инвентаризуются: молодняк животных и животные на откорме и нагуле, расчеты с финансовыми органами по взносам налогов и другим платежам в бюджет, расчеты с вышестоящей организацией по средствам финансирования. Расчеты с дебиторами и кредиторами инвентаризуются не менее двух раз в год.
Не менее одного раза в год перед составлением годовых бухгалтерских отчетов и балансов проводится инвентаризация: основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов — не ранее 1 ноября (при централизации учета — не ранее 1 сентября), капитальных работ — не ранее 1 декабря, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки в подсобных хозяйствах — не ранее 1 октября, готовой продукции, материалов, топлива, кормов, фуража, строительных и прочих материальных ценностей, капитальных ремонтов не ранее 1 октября, расчетов сумм по поручениям — по-выполнении поручения, но не позднее конца бюджетного года.
В те же сроки инвентаризуются материальные ценности, не принадлежащие бюджетному учреждению, но находящиеся на его ответственном хранении, в арендном пользовании и полученные для переработки.
Кроме этих сроков, инвентаризация материальных ценностей обязательна при смене материально ответственных лиц. Приказом руководителя учреждения или организации назначается комиссия, которая проводит инвентаризацию. В ней обязательно должен участвовать главный (старший) бухгалтер или другое лицо, ведущее учет. В помощь инвентаризационной комиссии в крупных учреждениях, а также при централизации учета, могут быть организованы местные комиссии, которые проводят инвентаризацию в отдельных хозяйствах, на кафедрах, в лабораториях и т. д.
Комиссия составляет отдельные инвентаризационные описи по месту нахождения или хранения ценностей и должностным лицам, ответственным за их сохранность. Применяются типовые или специализированные формы инвентаризационных описей, устанавливаемые соответствующими министерствами и ведомствами. В каждой описи показывается наименование, количество (в единицах измерения, принятых в учете), цена и сумма инвентаризуемых ценностей.
Чтобы установить соответствие фактических остатков материальных ценностей данным учета, бухгалтерия учреждения проставляет в описи выведенные в книгах на день инвентаризации остатки как в количественном, так и в стоимостном выражении. В соответствующих графах описи фиксируются расхождения данных инвентаризации с бухгалтерскими записями.
Инвентаризационные описи подписывают председатель комиссии (он же заместитель руководителя учреждения) и все ее члены, а материально ответственные лица дают на каждой описи расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись. Претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».
Все исправления в инвентаризационных описях должны быть оговорены и подписаны теми же лицами.
По всем недостачам и излишкам, а также потерям, связанным с порчей материальных ценностей, инвентаризационная комиссия должна получить письменные объяснения от работников учреждения (организации), ответственных за сохранность, материалов. На основании представленных объяснений и других сведений комиссия устанавливает характер недостач и излишков и регулирует расхождения между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.
Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, приходуются на соответствующие счета, а недостачи описываются на расходы учреждений в пределах установленных норм естественной убыли. Недостачи, превышающие нормы естественной убыли, взыскиваются с материально ответственных лиц.
Наличие денежных ценностей проверяется инвентаризацией кассы учреждения. При этом пересчитываются вся денежная наличность, находящаяся в кассе, ценные бумаги, лимитированные чековые книжки и др. Инвентаризация оформляется актом, в котором указываются: остаток денег в кассе, установленный при проверке, и остаток по данным бухгалтерского учета на день инвентаризации. Кроме того, в акте показываются обнаруженные при инвентаризации излишки и недостачи денег и причины их возникновения. Излишки вносятся в доход бюджета, а недостачи взыскиваются с кассира.
Бюджетные учреждения до конца года принимают необходимые меры для окончательных расчетов с подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами.
При инвентаризации расчетных статей баланса — расчетов с бюджетом, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами, дебиторами и кредиторами — сверяется правильность остатков сумм, числящихся на этих счетах. Инвентаризационная комиссия устанавливает сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности, ее реальность, а также виновных лиц, не обеспечивших взыскания задолженности в установленные сроки.
Правильность дебиторской и кредиторской задолженности проверяется следующим образом.
Кредитор высылает выписку дебитору, который сличает данные выписки с записями в лицевом счете кредитора; в течение десяти дней дебитор подтверждает остаток задолженности или сообщает свои возражения. При инвентаризации составляется акт, в котором указываются суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, а также дебиторской и кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности, и лица, виновные в нарушении этих сроков.
Бюджетные учреждения следят за тем, чтобы авансовые отчеты были сданы подотчетными лицами в бухгалтерию не позднее 31 декабря, а остатки неиспользованных денежных сумм — в кассу учреждения или банка. Остатки денежных средств кассы учреждения сдаются в банк также не позднее 31 декабря.
Учетные данные об остатках денежных средств, находящихся на текущих счетах в учреждениях Госбанка, сверяются с выписками Госбанка. Неиспользованные остатки средств на текущих счетах на конец года не списываются, в следующем году они зачитываются при финансировании учреждения из бюджета.
