Организация централизованного учета в бюджетных учреждениях
В. Голощапов, Е. Дедков, В. Якимов. "Бюджетный учет"
Изд-во "Финансы", М., 1969 г.
Публикуется с некоторыми сокращениями.
Централизация бюджетного учета заключается в том, что вместо отдельных бухгалтерий, имеющихся при каждом бюджетном учреждении, создается одна централизованная бухгалтерия, которая и осуществляет учет. В нашей стране насчитывается около 800 тыс. бюджетных учреждений. К ним относятся начальные, восьмилетние и средние школы, детские сады и ясли, детские дома, больницы и диспансеры, врачебные и фельдшерские здравпункты, фельдшерско-акушерские пункты, станции скорой медицинской помощи и др.
Каждое бюджетное учреждение, руководителям которых предоставлено право самостоятельного распорядителя кредитов, имеет свою смету расходов, свой текущий или бюджетный счет в учреждении Госбанка, ведет бухгалтерский учет и составляет бухгалтерский баланс и отчетность об исполнении сметы расходов.
Большинство из этих учреждений по объему своей деятельности и смете расходов являются мелкими. Так, по состоянию на 1 января 1969 г. более половины из них финансировалось из сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) бюджетов. К ним относится большая часть бюджетных учреждений, состоящих на районных, городских и сельских бюджетах. Учет и отчетность во многих из них находились на низком уровне, имели место случаи нарушения финансово-бюджетной дисциплины, хищения и растраты, затруднялось применение наиболее прогрессивных форм и методов учета, а также средств механизации. Однако механизировать бюджетный учет большого количества бюджетных учреждений можно только предварительно централизовав его. Практика показала целесообразность централизации не только мелких и средних бюджетных учреждений, но и крупных, таких, как средние школы, больницы, средние специальные и высшие учебные заведения и др.
В целях повышения качества учета и отчетности и усиления контроля за использованием средств бюджета стали создаваться централизованные бухгалтерии при районных и городских отделах народного образования, здравоохранения, культуры, при районных больницах, сельских и поселковых Советах депутатов трудящихся. Таким образом, первоначально централизацией учета были охвачены учреждения, состоящие на районном, городском, сельском и поселковом бюджетах. Затем был централизован учет учреждений, состоящих на областном, краевом, республиканских бюджетах автономных и союзных республик и союзном бюджете.
Началом централизации учета с применением современных форм ее организации считается первая половина пятидесятых годов. В дальнейшем развитии централизации учета большое значение имело постановление Совета Министров СССР от б ноября 1964 г. «О мерах по устранению серьезных недостатков в организации бухгалтерского учета и усилению его роли в осуществлении контроля в народном хозяйстве».
Если на 1 января 1959 г. насчитывалось 1588 централизованных бухгалтерий, то на 1 января 1966 г. их уже стало свыше 16 тыс., а на 1 января 1969 г. создано 32 743 централизованные бухгалтерии. Они обслуживают 414,6 тыс. бюджетных учреждений, а включая учреждения, состоящие на сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) бюджетах, бухгалтерский учет за которые ведется непосредственно секретарем или счетоводом Совета депутатов трудящихся, централизованными бухгалтериями обслуживается 683 тыс. бюджетных учреждений, или около 90% всех бюджетных учреждений.
На централизованные бухгалтерии возлагается ведение бухгалтерского учета и составление отчетности об исполнении смет расходов обслуживаемых ими бюджетных учреждений, составление совместно с руководителями учреждений смет расходов. Кроме того, они осуществляют контроль за правильным и экономным расходованием государственных средств, обеспечивают выплату заработной платы рабочим и служащим учреждений в установленные сроки, своевременность расчетов с организациями, учреждениями и отдельными лицами, а также инструктаж материально ответственных лиц бюджетных учреждений о порядке учета материальных ценностей и контроль за их сохранностью, проведение в срок инвентаризации материальных ценностей, денежных средств и расчетов, хранение бухгалтерских документов и учетных регистров.
В обязанности централизованных бухгалтерий входит своевременное финансирование подведомственных учреждений, ведущих учет самостоятельно, а также контроль за исполнением ими смет расходов, правильной постановкой бухгалтерского учета и составлением отчетности. Распределение обязанностей между счетными работниками централизованных бухгалтерий осуществляется по операционно-функциональному признаку, х. е. за каждым работником закрепляется определенный участок работы.
Централизованные бухгалтерии имеют следующие группы или отделы: финансовую, материального учета, учета расчетов с рабочими и служащими, учета операций детских учреждений, учетно-контрольную, плановую и др. За каждой группой или отделом закрепляются определенные функции по учету однородных финансово-хозяйственных операций, по учету смет расходов обслуживаемых централизованной бухгалтерией бюджетных учреждений.
В настоящее время централизованные бухгалтерии создаются по ведомственно-отраслевому и территориальному признаку, т. е. они объединяют учреждения определенной отрасли или ведомства, расположенных на территории той или иной административной территориальной единицы (например, на территории района, города, области и др.).
Централизованные бухгалтерии организуются при министерствах, ведомствах и их управлениях, отделах (управлениях) наполнительных комитетов местных Советов депутатов трудящихся, а также при центральных городских и районных больницах, при сельских и поселковых Советах депутатов трудящихся. Существуют четыре основные организационные формы централизованных бухгалтерий, а именно:
1) централизованные бухгалтерии при районных, городских, областных и краевых отделах исполкомов Советов депутатов трудящихся, при министерствах и ведомствах автономных республик;
2) централизованные бухгалтерии при министерствах и ведомствах СССР и союзных республик;
3) кустовые централизованные бухгалтерии;
4) централизованные бухгалтерии при сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) Советов депутатов трудящихся.
Централизованные бухгалтерии при отделах исполкомов местных Советов депутатов трудящихся организуют и ведут учет за все или часть (30—80 и более) подведомственных им учреждений. Они также осуществляют финансирование учреждений, учет которых не централизован.
В отдельных местностях эти бухгалтерии, кроме функций по бухгалтерскому учету и финансированию, осуществляют материальное и хозяйственное обслуживание учреждений, учет которых централизован. Так, они обеспечивают топливом, учебно-наглядными пособиями, мебелью, инвентарем и оборудованием, а также выполняют капитальный ремонт учреждений.
Централизованные бухгалтерии при министерствах и ведомствах СССР и союзных республик осуществляют учет исполнения смет расходов нескольких (10—20 и более) учреждений, подчиненных вышестоящим организациям. Эти учреждения в ряде случаев также обеспечиваются в централизованном порядке материально-техническим снабжением и хозяйственным обслуживанием. Указанные централизованные бухгалтерии другие учреждения не финансируют.
Кустовые централизованные бухгалтерии объединяют определенный куст в 10—20 и более учреждений. Они создаются при одном из учреждений и подчиняются соответствующему отделу исполкома местного Совета депутатов трудящихся или министерству, ведомству и др. Эти бухгалтерии выполняют те же функции, что централизованные бухгалтерии при отделах исполкомов, министерствах и ведомствах (кроме финансирования подведомственных учреждений).
Централизованные бухгалтерии, создаваемые при исполкомах сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) Советов депутатов трудящихся, учитывают исполнение смет расходов всех или части учреждений, состоящих на сельском, поселковом или городском бюджетах, а также ведут учет исполнения этих бюджетов.
Таким образом, независимо от организационных форм все централизованные бухгалтерии создаются по ведомственно-отраслевому и территориальному признаку, т. е. они объединяют учреждения определенной отрасли и ведомства, финансирование которых осуществляется из одного какого-либо бюджета. Например, объединяются общеобразовательные школы и другие учреждения системы народного просвещения, состоящие на районном или городском, областном, краевом, республиканском бюджетах, или лечебно-профилактические, санитарно-профилактические и другие медицинские учреждения системы здравоохранения, которые финансируются из районного либо городского, областного, краевого, республиканского бюджетов.
Надо сказать, что на данной стадии централизации учета такая практика себя вполне оправдала. В настоящее время наиболее распространенной является первая форма, т. е. централизованные бухгалтерии при районных и городских отделах исполкомов Советов депутатов трудящихся.
Централизация учета имеет большие преимущества перед децентрализованным учетом. Так, в результате централизации учета усилился контроль за расходованием бюджетных средств, улучшилось качество учета и отчетности об исполнении смет расходов бюджетных учреждений, повысилась финансово-бюджетная дисциплина, сократились расходы на содержание счетного аппарата и штаты счетных работников, значительно уменьшилось количество первичных бухгалтерских документов по приему и отпуску материальных ценностей, оформлению расчетов с поставщиками, организациями и учреждениями, и по другим операциям, уменьшился объем счетной работы. Резко сокращено число текущих счетов бюджетных учреждений в Госбанке, а следовательно, устранена распыленность средств бюджета, что позволило эффективнее использовать их. Централизованные бухгалтерии укомплектованы более квалифицированными кадрами, повысилась роль главных бухгалтеров: стали более достоверными и оперативными учет и отчетность. Одним из важнейших преимуществ централизации учета является применение средств механизации. До централизации только отдельные, наболее крупные бюджетные учреждения располагали средствами механизации, да и то в основном счетно-клавишными машинами и арифмометрами. Теперь многие централизованные бухгалтерии обрабатывают исходные данные на машиносчетных станциях на счетно-перфорационных машинах, а некоторые пользуются и электронно-вычислительными машинами. С внедрением механизации учета повышается его качество, оперативность и достоверность, создается возможность сокращения штатов счетных работников, усиления контроля за использованием средств.
При централизации учета за руководителями учреждений полностью сохранены права распорядителей кредитов. В их распоряжении находятся все материальные ценности учреждения. Они совместно с централизованной бухгалтерией составляют сметы расходов и пользуются правом осуществлять руководство исполнением смет расходов; заключают договоры и трудовые соглашения на поставку товаров и оказание услуг, получают в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды или разрешают выдачу авансов своим сотрудникам; санкционируют оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой; самостоятельно расходуют в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждают акты на списание пришедшего в ветхость оборудования и другого инвентаря; получают от централизованных (кустовых) бухгалтерий необходимые справки и сведения об исполнении сметы, а также решают другие вопросы, относящиеся к финансовой деятельности учреждения.
Таким образом, централизация учета — это наиболее прогрессивная форма организации учета, новый этап в развитии теории и практики бюджетного учета.
Бухгалтерский учет в централизованных бухгалтериях при министерствах, ведомствах, а также три отделах исполкомов Советов депутатов трудящихся ведется по двойной системе в соответствии с инструкцией Министерства финансов СССР от 17 сентября 1960 г. № 323 с учетом изменений, внесенных письмом МФ СССР от 17 мая 1968 г. № 116, и методическими указаниями Министерства финансов СССР от 19 июля 1965 г. № 230.
В централизованных бухгалтериях, организуемых при сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) Советах депутатов трудящихся, бухгалтерский учет ведется в соответствии с инструкцией Министерства финансов СССР от 31 октября 1968 г. № 263.
В централизованных бухгалтериях применяется мемориально-ордерная, журнально-ордерная и таблично-перфорационная формы счетоводства. При журнально-ордерной форме учета для записи однородных финансово-хозяйственных операций используются сводные или накопительные ведомости, совмещенные с мемориальным ордером, которым присваивается постоянный ежемесячный номер.
Методическими указаниями установлены следующие мемориальные ордера, которые составляются на основании сводных или накопительных ведомостей:
№ 1—для кассовых операций;
№ 2 (2а, 2б, 2в, 2г) —для движения средств на бюджетных (текущих) счетах;
№ 3 (3а, 3б) — для банковских операций счетов по внебюджетным средствам;
№ 4 — для расходов материалов;
№ 5 — для начисления заработной платы;
№ 6 — для расчетов;
№ 7 — для расчетов с подотчетными лицами по утвержденным авансам;
№ 8 — для расчетов с родителями по плате за содержание детей в детских учреждениях;
№ 9 — для приходования продуктов питания;
№ 10 — для расхода продуктов питания.
Мемориальные ордера по остальным операциям составляются по мере их совершения на бланках типовой формы № 274 или 274-а и нумеруются с номера 11 в последовательном порядке.
Записи в книгу журнал-главная по счетам синтетического учета осуществляются на основании бухгалтерских документов и мемориальных ордеров один раз в месяц после их оформления, а в книги аналитического учета — на основании первичных документов по мере совершения операций.
Для аналитического учета в централизованных бухгалтериях предназначены следующие книги или карточки:
кассовая книга (ф. № 316 (К-6);
книга текущих счетов и расчетов (ф. № 292);
книга учета текущих счетов и расчетов (ф. № 292-6);
книга учета кредитов (ассигнований) и расходов (ф. № 294);
книга учета кредитов, ассигнований и кассовых расходов (ф. № 294-6);
книга учета материалов, продуктов питания и основных средств (формы № 296, 296-6);
книга учета специальных средств (ф. № 297-6);
книга учета расчетов по финансированию подведомственных учреждений (ф. № 301);
книга аналитического учета расчетов по финансированию подведомственных учреждений (ф. № 302);
книга учета ассигнований, кассовых и фактических расходов (ф. № 309);
книга учета фактических расходов (ф. № 309-6) и др.
По окончании каждого месяца проверяется правильность записей на счетах аналитического учета путем составления оборотных ведомостей по каждой группе счетов аналитического учета и сверки их с данными соответствующих счетов синтетического учета. После этого централизованная бухгалтерия составляет один бухгалтерский баланс по всем обслуживаемым ею учреждениям.
Все материальные ценности, денежные средства, средства, находящиеся в расчетах, и другие ценности учреждений, обслуживаемых централизованной (кустовой) бухгалтерией, подлежат инвентаризации в установленные сроки, в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР.
