Учет расчетов по заработной плате, с подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами в централизованных бухгалтериях
В. Голощапов, Е. Дедков, В. Якимов. "Бюджетный учет"
Изд-во "Финансы", М., 1969 г.
Публикуется с некоторыми сокращениями.
В централизованных бухгалтериях для учета расчетов с рабочими и служащими и стипендиатами, как и в других бюджетных учреждениях, применяются счета 180 «Расчеты с рабочими и служащими» и 190 «Расчеты со стипендиатами».
Расчетно-платежные и расчетные ведомости составляются на каждое обслуживаемое учреждение на основании табелей учета использования рабочего времени сотрудников, приказов о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, нарядов и других документов, подписанных руководителями учреждений.
За первую половину месяца выдается плановый аванс. Налоги удерживаются по заработку за предыдущий месяц при выдаче аванса за первую половину месяца. Месячные расчеты по заработной плате рабочих и служащих централизованные бухгалтерии могут составлять по трем вариантам.
Первый вариант состоит в том, что расчет делается по расчетно-платежной ведомости, которая одновременно используется для выдачи по ней заработной платы за вторую половину месяца (ф. № Т-49).
Второй вариант — расчет составляется по расчетной ведомости (ф. № Т-50) и отдельной платежной ведомости (ф. № Т-53), по которой выплачивается заработная плата.
Третий вариант заключается в том, что расчет производится по расчетным ведомостям с вкладными листами, сброшюрованными в книги, которые используются в течение полугодия или года (ф. № Т-51). Заработная плата рабочим и служащим выплачивается также по платежной ведомости (ф. № Т-53).
Централизованная (бухгалтерия на основании ведомостей на выплату заработной платы составляет справку ф. № 405. В этой справке по каждому учреждению указывается сумма начисленной заработной платы штатным и нештатным работникам; пособия за счет социального страхования; удержания налогов, по исполнительным листам, за товары в кредит; сумма к выдаче; начислено взносов на социальное страхование. Таким образом, справка является сводом начисленной заработной платы рабочим и служащим всех учреждений, учет которых централизован. На основании справки составляется один мемориальный ордер по всем учреждениям.
Стипендии начисляются по платежно-расчетным ведомостям на основании приказов руководителя учреждения, сведений учебной части, факультетов или других документов, представляемых в установленные сроки в централизованную бухгалтерию. Ведомости составляются на каждую группу стипендиатов и подписываются руководителем обслуживаемого учреждения и старшим бухгалтером расчетной группы централизованной бухгалтерии.
Для отражения в бухгалтерском учете начисленных сумм стипендий на основании ведомостей о выплате стипендий составляется справка. В ней указывается наименование обслуживаемых учреждений, номера ведомостей, суммы исчисленной стипендии, удержаний из стипендии и к выдаче. Справка, являющаяся сводом начисленной стипендии, служит основанием для составления мемориального ордера, помещенного на лицевой стороне справки.
Аналитический учет расчетов по заработной плате и по стипендиям в централизованных бухгалтериях ведется на отдельных карточках-справках ф. № Т-54, которые открываются на каждого работающего и стипендиата. Для аналитического учета депонированной заработной платы и стипендий в централизованных бухгалтериях ведется книга ф. № 8-а, в которой для каждого учреждения отводится несколько страниц.
Централизованная бухгалтерия осуществляет контроль за соблюдением в обслуживаемых ею учреждениях утвержденных штатов и ставок заработной платы, правильность заполнения табелей явок сотрудников на работу, а также принимает участие в составлении тарификационных списков учителей, преподавателей, воспитателей и других педагогических работников.
Учет расчетов с подотчетными лицами централизованные бухгалтерии ведут на счете 160 «Расчеты с подотчетными лицами». Авансы подотчетным лицам выдаются по групповым спискам ф. № 317-ц, которые составляются отдельно на выдачу заработной платы и на хозяйственные расходы. На основании списка делают записи в книгу кассира. Применение списков взамен кассовых расходных ордеров на каждую операцию значительно сокращает количество первичных бухгалтерских документов и объем работы централизованной бухгалтерии.
В централизованных бухгалтериях операции по учету расчетов с подотчетными лицами записываются в накопительную ведомость ф. № 286-и., которая подготовляется на основании авансовых отчетов подотчетных лиц и приложенных к ним первичных оправдательных документов. Она построена по кредитовому принципу шахматной формы. В соответствии с ведомостью составляется мемориальный ордер, которому присвоен № 7.
Ведомость открывается за определенный период времени, но не более, чем за месяц.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется так же, как и при децентрализованном учете, в книге текущих счетов и расчетов ф. № 292 или на отдельных карточках, в которых для каждого подотчетного лица открывается отдельный счет. По окончании месяца по счетам аналитического учета составляется оборотная ведомость ф. № 285, итоги которой сверяются с данными счета синтетического учета «Расчеты с подотчетными лицами» книги журнал-главной.
В централизованных бухгалтериях учет расчетов с дебиторами и кредиторами ведется на счетах, которые применяются и при децентрализованном учете. Такими счетами являются: 170 «Дебиторы по недостачам», 171 «Расчеты по социальному страхованию», 172 «Дебиторы по плате за содержание детей в детских учреждениях», 173 «Расчеты по платежам в бюджет», 177 «Депонентские суммы», 178 «Прочие дебиторы и кредиторы» и 179 «Расчеты в порядке плановых платежей».
Аналитический учет по счету 170 «Дебиторы по недостачам» ведется в книге ф. № 292 или на карточках (типовая форма № 281), в которой на каждого дебитора или лицо открывается отдельный счет. По счету 171 «Расчеты по социальному страхованию» аналитический учет ведется также в книге ф. № 292, в которой каждому профсоюзу открывается отдельный счет. Счет 172 «Дебиторы по плате за содержание детей в детских учреждениях» служит для учета расчетов с родителями по плате за содержание детей в детских учреждениях.
Плата за содержание детей начисляется в ведомости расчетов с родителями ф. № 305-ц на основании ежемесячных табелей посещаемости детьми детских учреждений и справки о заработной плате родителей. Табель составляется на каждую группу детей и в последний день месяца руководителем детского учреждения представляется в централизованную бухгалтерию. Ведомость составляется отдельно по каждому детскому учреждению.
По данным ежемесячных ведомостей централизованная бухгалтерия составляет сводную ведомость ф. № 406 по всем учреждениям. В ней по каждому учреждению указывается сумма платы, причитающаяся с родителей за истекший месяц, сумма, зачтенная за дни непосещения детьми детского учреждения, и сумма, подлежащая уплате. На основании сводной ведомости составляется мемориальный ордер, который совмещен с ней.
Учет расчетов с родителями ведется в книге текущих счетов и расчетов ф. № 292, в которой на каждое детское учреждение открывается отдельный счет. На счете отражаются суммы начисленной платы с родителей и сумма поступившей платы от родителей на день получения выписки банка. Аналитический учет расчетов с родителями по плате за содержание детей в детских учреждениях ведется в ежемесячной ведомости ф. № 305-ц.
Суммы удержанных налогов, учитываемых на счете 173 «Расчеты по платежам в бюджет», централизованные бухгалтерии перечисляют по одному платежному поручению всем обслуживаемым учреждениям. Аналитический учет расчетов по платежам в бюджет ведется в книге ф. № 292, в которой для каждого вида платежей открывается отдельный счет по всем обслуживаемым учреждениям.
На счете 177 «Депонентские суммы», кроме депонентских сумм по заработной плате рабочим и служащим и стипендиям учащимся, в централизованных бухгалтериях учитываются также депозитные суммы. Аналитический учет по депонентским и депозитным суммам ведут в книге ф. № 292, в которой для каждого учреждения, организации и лица открывается отдельный счет.
Аналитический учет по заработной плате, не полученной рабочими и служащими в установленный срок, ведется в книге ф. № 8-а, в которой для каждого бюджетного учреждения отводится несколько строк. Учет стипендий, не полученных в срок, ведется в отдельной книге этой же формы.
Аналитический учет расчетов по суммам, удержанным из заработной платы рабочих я служащих за купленные товары в кредит, осуществляется на поручениях-обязательствах в разделе «Отметка об удержании». Если в одной и той же торговой организации товары в кредит куплены значительным числом рабочих и служащих, то аналитический учет расчетов ведется в реестре удержаний за купленные товары в кредит ф. № 407.
При этом в книге ф. № 292 открываются для каждой торговой организации отдельные счета. В конце месяца записи в книге сверяются с реестром или поручениями-обязательствами. Учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами ведется на счете 178 «Прочие дебиторы и кредиторы».
Аналитический учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами в централизованных бухгалтериях, как и при децентрализованном учете, осуществляется в книге текущих счетов и расчетов ф. № 292 или на карточках, в которых на каждого дебитора или кредитора открывается отдельный счет. В тех случаях, когда расчеты за полученные материальные ценности и оказанные услуги ведут несколько бюджетных учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, с одной организацией, то аналитический учет осуществляется в книге ф. № 292-6. В книге каждой организации, с которой ведутся расчеты, открывается один счет с указанием в нем обслуживаемых, учреждений. В счете сначала записывается общая сумма по всем учреждениям, а затем по каждому в отдельности.
Кроме того, в централизованных бухгалтериях расчеты нескольких учреждений с одной организацией могут учитываться в накопительных ведомостях ф. № 408, которые ведутся по каждому дебитору отдельно. По данным накопительной ведомости за определенный .период времени, но не более чем за месяц, составляется мемориальный ордер, объединенный с накопительной ведомостью. Затем сумма операций записывается в журнал-главную.
В тех случаях, когда между бюджетными учреждениями и поставщиками имеют место постоянные хозяйственные отношения, применяется форма расчетов в порядке плановых платежей. Такие расчёты отражаются на счете 179 «Расчеты в порядке плановых платежей». Сроки платежей согласуются с поставщиком, сумма устанавливается сторонами исходя из объема поставок по договору.
Централизованная бухгалтерия ежемесячно на основании фактически полученных материальных ценностей уточняет расчеты с поставщиком и делает перерасчеты в соответствии с договором.
Аналитический учет расчетов в порядке плановых платежей в централизованных бухгалтериях ведется в книге текущих счетов и расчетов ф. № 292, в которой открывается отдельный счет на каждого поставщика. При расчетах нескольких учреждений с одним поставщиком аналитический учет осуществляется в книге текущих расчетов ф. № 292-6, где на каждого поставщика открывается общий счет с указанием в нем обслуживаемых учреждений. Для аналитического учета могут применяться также накопительные ведомости ф. № 408.
Для сверки аналитического учета дебиторско-кредиторской задолженности с данными синтетического учета составляется оборотная ведомость ф. № 285. Своевременность и полнота расчетов по этой задолженности контролируется бухгалтерией.
