Учет основных средств, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов в централизованных бухгалтериях
В. Голощапов, Е. Дедков, В. Якимов. "Бюджетный учет"
Изд-во "Финансы", М., 1969 г.
Публикуется с некоторыми сокращениями.
В централизованных бухгалтериях синтетический учет основных средств ведется на счетах, которые применяются во всех бюджетных учреждениях в книге журнал-главной.
Аналитический учет основных средств в централизованных бухгалтериях в зависимости от деятельности бюджетных учреждений, объема учетной работы и количества обслуживаемых учреждений можно вести тремя способами.
Первый способ заключается в том, что аналитический учет основных средств осуществляется р. книге учета материалов, продуктов питания и основных средств ф. № 296-6. В книге открываются отдельные счета на каждый субсчет, отдельные виды инвентарных объектов в целом на все обслуживаемые учреждения с выделением остатков основных средств по каждому учреждению и материально ответственному лицу. При этом учет отдельных объектов основных средств, таких, как здания и сооружения, библиотеки, музейные ценности и экспонаты, ведется в стоимостном измерении, а всех остальных также и в количественном.
Учет зданий, сооружений и жилищного фонда (субсчета 010 и 011) ведется в книге по каждому субсчету на отдельном счете. В счете указывается общая сумма стоимости объекта основных средств, принадлежащих всем учреждениям и каждому отдельно.
Для аналитического учета по субсчету 012 «Машины, аппаратура, приборы, инвентарь и инструменты для специальных целей» в книге ф. № 296-6 открываются отдельные счета на каждое наименование предмета по всем учреждениям с выделением остатков (количества и суммы) по каждому учреждению и материально ответственным лицам. Кроме того, в учебных заведениях такие счета открываются по каждому наименованию предметов по отдельным кабинетам (физическому, химическому, электротехники, биологии и др.).
Если отдельные предметы приобретались по разным ценам, то списывают их по средним ценам, установленным для всех учреждений.
Учет библиотечных фондов (книг, учебников, комплектов журналов и др.), музейных ценностей и экспонатов (субсчет 013) в книге ф. № 296-6 осуществляется на одном счете для всех учреждений с выделением остатков по стоимости в отдельных графах по каждому обслуживаемому учреждению. Количественный и стоимостной учет по наименованиям библиотечных ценностей ведется в каталоге библиотеки. Централизованная бухгалтерия периодически сверяет данные учета с библиотекой.
Аналитический учет белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви (субсчет 014), хозяйственного инвентаря и транспортных средств (субсчет 015), документации по типовому проектированию (субсчет 016) и прочих основных средств (субсчет 019) ведется в книге ф. № 296-6 на отдельных счетах, открываемых на каждое наименование предметов, имеющих одинаковую стоимость, в целом по всем учреждениям с выделением остатков по количеству и сумме по каждому учреждению и материально ответственному лицу.
В книге аналитического учета основных средств ф. № 296-6 предусмотрены отдельные графы для учета поступления, выбытия, остатка основных средств, принадлежащих всем бюджетным учреждениям, учет которых централизован, в ней отводятся также отдельные графы для учета остатка основных средств по каждому учреждению. Записи в книге в графы по учету остатков делают нарастающими итогами. При поступлении основных средств сумма остатка увеличивается, при выбытии — уменьшается.
При открытии счетов на начало года в книге на первой строчке каждого счета записывается остаток на 1 января. Сумма остатка в целом по всем учреждениям должна быть равна сумме остатков по каждому учреждению. Новые остатки записываются в колонках только тех учреждений, в которых произошли изменения суммы остатка основных средств.
Материально ответственные лица учитывают основные средства, кроме библиотечных ценностей, в книге описи инвентаря ф. № 400. Книга имеет следующий вид.
Учет основных средств в книге ведется по следующим группам: а) здания и сооружения, б) оборудование и инвентарь для специальных целей, в) белье, постельные принадлежности, одежда и обувь, г) хозяйственный инвентарь и транспортные средства, д) прочие основные средства. Для каждой группы отводится необходимое количество листов.
Материально ответственные лица при получении основных средств записывают их в книгу описи инвентаря, расписываются, на первичных документах о получении их на хранение и делают на них отметку о записи в книгу с указанием инвентарного номера. Затем первичные документы сдают в централизованную бухгалтерию. Там на основании первичных документов (счетов, актов, накладных) производится запись операций в книгу аналитического учета основных средств ф. № 296-6.
Для сверки записей по счетам аналитического учета основных средств с записями на счетах в синтетическом учете на основании счетов аналитического учета составляются квартальные оборотные ведомости по типовой форме № М-44. В них записываются все счета аналитического учета по отдельным субсчетам в целом по всем обслуживаемым учреждениям. Данные оборотной ведомости сверяются с соответствующими данными счета основных средств книги журнал-главной. Остатки на начало и конец квартала и обороты по дебету и кредиту счетов аналитического учета, полученные по оборотной ведомости, должны быть равны остаткам и оборотам по счету основных средств книги журнал-главной.
Второй способ аналитического учета основных средств в централизованных бухгалтериях заключается в том, что такой учет ведется в книге учета материалов, продуктов питания и основных средств ф. № 296 в денежном измерении. В ней каждому обслуживаемому учреждению и материально ответственному лицу открывается отдельный счет по каждому субсчету счета Основных средств.
Учет по видам предметов основных средств, их количеству, а также и его стоимости централизованные бухгалтерии ведут в инвентаризационных описях ф. № 401, которые составляются отдельно по материально ответственным лицам по каждому субсчету основных средств. Для учета поступления и выбытия основных средств на протяжении года служат вкладные листы к инвентаризационным описям ф. № 402. По окончании каждого квартала в этих листах подсчитываются итоги поступления и выбытия основных средств за квартал и с начала года. Полученные итоги сверяются с данными суммового учета по каждому субсчету книги ф. № 296.
Материально ответственные лица ведут учет основных средств в книге описи инвентаря ф. № 400 в порядке, применяемом при первом способе аналитического учета основных средств.
В целях сверки записей операций по счетам аналитического учета с синтетическим составляется ежеквартальная оборотная ведомость по типовой форме № 285.
Третий способ заключается в том, что аналитический учет основных средств осуществляется в книге описи основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов ф. № 19-а, которая ведется в течение пяти лет. В книге каждому учреждению открываются отдельные счета по каждому субсчету и материально ответственному лицу. В ней отводится необходимое количество страниц для каждого счета аналитического учета.
На левой стороне книги записываются остатки основных средств на начало года по количеству и стоимости. При этом
однородные предметы с одинаковой стоимостью группируются и записываются по отдельным группам.
На правой стороне книги показываются операции, отражающие поступление и выбытие основных средств в течение года; на основании первичных документов (счетов, актов и др.) указывается наименование поступившего или выбывшего предмета основных средств, его цена, количество и сумма.
Для контроля данных аналитического учета и записей синтетического учета на основании книги ф. № 19-а составляется квартальная оборотная ведомость типовой формы № 285. В ней данные об остатках, о поступлении и выбытии основных средств показываются по отдельным субсчетам и материально ответственным лицам отдельно по каждому учреждению, обслуживаемому централизованной бухгалтерией. Итоги оборотной ведомости сверяют с данными синтетического учета основных средств книги журнал-главной.
По окончании года по счетам книги ф. № 19-а выводятся остатки на 1 января следующего года. С учетом результатов инвентаризации по состоянию на 1 января они записываются на левой стороне книги в колонку на 1 января нового года.
Первый и второй способы аналитического учета основных средств применяются в тех случаях, когда централизованные бухгалтерии обслуживают большое количество бюджетных учреждений. Это бухгалтерии, организованные при отделах районных и городских исполкомов Советов депутатов трудящихся, а также кустовые централизованные бухгалтерии и централизованные бухгалтерии, обслуживающие бюджетные учреждения, состоящие на республиканских бюджетах союзных и автономных республик.
По третьему способу учет ведется в централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения с небольшим объемом статей расходов, в которых в течение года происходит незначительное движение основных средств. Это в основном централизованные бухгалтерии, организуемые при сельских и поселковых Советах депутатов трудящихся.
В централизованных бухгалтериях материалы, продукты питания и другие материальные ценности, принадлежащие бюджетным учреждениям, учитываются по отдельным учреждениям, материально ответственным лицам и видам в количественном и денежном измерении, а также по месту нахождения — по видам и количеству.
В обязанности централизованных бухгалтерий входит обеспечение контроля за сохранностью, поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складах и в кладовых учреждений, а также проверка правильности ведения их учета материально ответственными лицами.
Первичные документы (счета, накладные и др.) по приходу продуктов питания, поступившие в бухгалтерию, записываются в декадные (месячные) накопительные ведомости (ф. № 300), составляемые отдельно по каждому обслуживаемому учреждению и материально ответственному лицу.
Накопительные ведомости изготовляются типографским методом с указанием наименования продуктов питания. В централизованной бухгалтерии в них проставляется только количество и сумма поступивших продуктов.
По окончании месяца подсчитываются итоги ведомостей, которые заносятся в сводную накопительную ведомость прихода продуктов питания ф. № 398, совмещенную с мемориальным ордером. По итогам накопительной ведомости заполняется мемориальный ордер.
На основании сводной накопительной ведомости составляется мемориальный ордер, в соответствии с которым ведутся записи в учетные регистры синтетического и аналитического учета.
Для учета операций по приходу материалов в централизованных бухгалтериях могут применяться те же формы накопительных ведомостей прихода, которые установлены для учета операций по приходу продуктов питания. Отпуск со склада материальных ценностей оформляется соответствующими бухгалтерскими документами.
Если в бюджетном учреждении ежедневно осуществляется большое количество операций по выдаче материальных ценностей, то применяются разовые требования на отпуск формы № 10, М-10, М-11. В конце месяца требования группируются и записываются в реестр ф. № М-18, а затем вместе с реестром передаются в централизованную бухгалтерию.
Хозяйственные материалы, материалы для учебных и других целей, а также перевязочные средства в небольших учреждениях выдаются по ведомости расхода материалов на нужды учреждения ф. № 410. По окончании месяца ведомость утверждается руководителем бюджетного учреждения и передается в централизованную бухгалтерию.
Записи операций в ведомость расхода материалов целесообразно вести не в хронологическом порядке, а отдельно по каждому виду материалов. Для этого в ведомости для каждого вида материалов следует оставлять необходимое количество строк. Такой порядок позволит получить итоги за месяц по каждому виду материалов без дополнительной разработки ведомости.
Топливо, израсходованное на нужды учреждения, списывается по ежемесячным актам обмера остатков, на основании которых устанавливается соответствие расхода топлива принятым нормам.
Отпуск кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных оформляется ежемесячными ведомостями ф. № 397, которые передаются в централизованную бухгалтерию.
Строительные материалы и прочие материальные ценности отпускаются со склада по требованиям, которые в конце месяца передаются в централизованную бухгалтерию.
Централизованная бухгалтерия на основании полученных от бюджетных учреждений ведомостей и других документов на расход материалов составляет сводную ведомость ф. № 396, которая совмещена с мемориальным ордером. В ведомости указывается наименование израсходованных материальных ценностей, их количество и сумма по каждому учреждению, обслуживаемому централизованной бухгалтерией. По окончании месяца подсчитываются итоги в ведомости и составляется мемориальный ордер, в соответствии с которым делаются записи в регистре синтетического и аналитического учета.
В лечебных и детских учреждениях отпуск продуктов питания оформляется меню-требованиями ф. № 299-а, которые составляются ежедневно по установленным нормам лицами, ответственными за питание. В них указывается количество довольствующихся и раскладка продуктов питания на одного человека.
Меню-требования утверждаются руководителем учреждения и не реже трех раз в месяц передаются в централизованную бухгалтерию для проверки и записи данных в ежемесячную ведомость расхода продуктов питания ф. № 399, составляемую по каждому учреждению отдельно.
По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги количества израсходованных продуктов питания и определяется их стоимость по каждому учреждению. Кроме того, сверяется число довольствующихся в детских учреждениях с данными о посещаемости детей, а в лечебных учреждениях — с данными о наличии больных.
Централизованная бухгалтерия на основании ежемесячных ведомостей расхода продуктов питания составляет свод ведомостей ф. № 411, куда заносятся сведения о расходах продуктов питания по данным других документов, например актов на недостачу продуктов, возврат на базу и др.
Свод ведомостей расхода продуктов питания служит основанием для составления мемориального ордера, который объединен с ним. В своде указывается наименование централизованной бухгалтерии, сумма по кредиту счета 061 «Продукты питания» и дебету счетов, на которые относятся расходы продуктов питания.
Аналитический учет материальных ценностей в централизованных бухгалтериях в зависимости от рода деятельности обслуживаемых бюджетных учреждений и объема учетной работы можно вести двумя способами.
Первый способ заключается в том, что аналитический учет материальных ценностей осуществляется в книге учета материалов, продуктов питания и основных средств ф. № 296-6. Здесь по каждому субсчету, за исключением субсчетов 061 и 068, открываются отдельные счета на каждое наименование и сорт материалов в целом на все обслуживающие учреждения с выделением остатков по количеству и сумме по учреждению и материально ответственному лицу.
Продукты питания (субсчет 061) учитываются в книге ф. № 296-6 на одном счете только в денежном измерении в целом по всем учреждениям с выделением остатков по каждому учреждению и материально ответственному лицу.
Учет продуктов питания по их видам, сортам, количеству и стоимости ведется в оборотных ведомостях ф. № М-44, которые открываются по каждому учреждению отдельно. Оборотные ведомости составляются на основании ежемесячных накопительных ведомостей по приходу и расходу продуктов питания и других документов.
Для учета движения продуктов питания применяются такие документы: меню-требование на выдачу продуктов питания со склада в пищевой блок, накопительные ведомости по приходу и расходу продуктов, оборотные ведомости. Бланки указанных документов целесообразно изготовлять типографским способом с расположением в них наименований продуктов питания в одинаковой последовательности, что сократит время и упростит работу по их составлению и обработке.
Учет материалов в пути (субсчет 068) ведется в книге ф. № 296-6 только в денежном выражении, в которой открываются отдельные счета на каждого поставщика.
По окончании месяца в целях проверки соответствия данных счетов аналитического учета материалов и продуктов питания данным синтетического учета составляется сводная оборотная ведомость по счетам аналитического учета из книги ф. № 296-6.
Оборотная ведомость составляется по типовой форме № М-44 в целом по всем обслуживаемым учреждениям с отражением в ней всех счетов аналитического учета по субсчетам. В ведомости показываются по каждому счету количество и стоимость, за исключением субсчетов 061 «Продукты питания» и 068 «Материалы в пути», которые отражаются только в денежном выражении. В оборотной ведомости выводятся итоги по каждому субсчету и в целом по счету первого порядка 06 «Материалы и продукты питания».
Если записи операций на счетах аналитического и синтетического учета материалов и продуктов питания сделаны правильно, остатки на счетах аналитического учета на начало месяца, обороты за месяц, по дебету и кредиту этих счетов и остатки на конец месяца должны быть соответственно равны этим же показателям счета синтетического учета материалов и продуктов питания в книге журнал-главная.
При втором способе материалы и продукты питания учитываются только в денежном измерении в книге учета материалов, продуктов питания и основных средств ф. № 296. Здесь отдельно для каждого обслуживаемого учреждения по материально ответственным лицам открываются аналитические счета по субсчетам счета 06 «Материалы и продукты питания».
На основании первичных бухгалтерских документов, поступающих в централизованную бухгалтерию от бюджетных учреждений (материально ответственных лиц), составляются накопительные ведомости по приходу и расходу материалов и продуктов питания отдельно по каждому учреждению. Данные этих ведомостей переносятся в книгу ф. № 296.
По окончании месяца по накопительным ведомостям о поступлении и расходовании материалов и продуктов питания за месяц составляются оборотные ведомости по ф. № М-44 по каждому обслуживаемому бюджетному учреждению. Данные ведомости сверяются с данными соответствующих счетов книги ф. № 296. После этого сверяются данные счетов аналитического учета с данными соответствующих счетов синтетического учета. Для этого используется оборотная ведомость ф. № 285, которая составляется в целом по счету 06 «Материалы и продукты питания». В ней отражаются все субсчета счета отдельно по каждому учреждению и материально ответственному лицу.
