Отчетность бюджетных учреждений об исполнении смет расходов
В. Голощапов, Е. Дедков, В. Якимов. "Бюджетный учет"
Изд-во "Финансы", М., 1969 г.
Публикуется с некоторыми сокращениями.
Отчетность бюджетных учреждений — это метод обобщения приведенных в определенную систему учетных данных об исполнении сметы расходов и показателей, характеризующих выполнение установленного оперативного плана (сети, штатов, контингентов) за тот или иной период.
Данные бухгалтерской отчетности используются для активного воздействия на процесс исполнения сметы расходов, для устранения недостатков в работе учреждения.
Отчетность бюджетных учреждений дает возможность контролировать исполнение смет расходов, эффективность и целесообразность использования средств бюджета, способствует укреплению финансово-бюджетной дисциплины. Кроме того, отчетность используется для анализа сметы расходов и планирования их на будущий период.
Основным содержанием отчетности бюджетных учреждений являются данные бухгалтерского учета о расходах, произведенных за счет средств бюджета и внебюджетных средств, о движении денежных средств и материальных ценностей, находящихся в распоряжении учреждений, а также сведения о выполнении установленного оперативного плана и производственных показателей.
Своевременная отчетность обеспечивает правильное и бесперебойное финансирование учреждений. Все данные отчета должны быть проверены, обоснованы и увязаны между собой. Все показатели, предусмотренные в формах отчета, необходимо записывать правильно. При анализе неправильно составленной и неполной отчетности делаются выводы, не отражающие фактическое состояние исполнения сметы расходов бюджетного учреждения.
Установлен следующий порядок представления отчетности. Нижестоящие распорядители кредитов представляют отчетность своему вышестоящему распорядителю кредитов. Если учреждения, руководителям которых предоставлены права главных распорядителей кредитов, состоят на союзном бюджете и республиканских бюджетах союзных республик, то они представляют отчеты по принадлежности в Министерство финансов СССР или союзной республики, а если на местном бюджете — то соответствующим местным финансовым органам.
Сроки представления отчетов для бюджетных учреждений устанавливаются вышестоящими распорядителями кредитов, а для главных распорядителей кредитов — финансовыми органами.
Отчетность, представляемая бюджетными учреждениями, неодинакова по содержанию, срокам и формам. Бюджетные учреждения, находящиеся на союзном бюджета и республиканских бюджетах союзных республик, составляют квартальные и годовые отчеты, а бюджетные учреждения, состоящие на республиканских бюджетах автономных республик и местных бюджетах, — месячные, квартальные и годовые отчеты.
Рассмотрим отчетность учреждений, состоящих на республиканских бюджетах автономных республик и местных бюджетах.
В месячную отчетность этих учреждений входит отчет об исполнении сметы расходов по бюджету за определенный месяц (ф. № 1-мм). Он состоит из двух частей. В первой части «Расходы» учреждения, руководители которых являются распорядителями кредитов третьей степени, показывают сметные назначения расходов на год с учетом изменений, суммы ассигнований на отчетный период, кассовые и фактические расходы с начала года. Показатели первой части отчета записываются на основании книги (карточки) учета кредитов и расходов. Данные показываются нарастающими итогами е начала года.
По расходам, оплачиваемым через учреждения Стройбанка, вместо ассигнований приводятся суммы открытых кредитов. Расходы, оплачиваемые через учреждения Госбанка и Стройбанка, показываются в отчете раздельно. Затем их складывают и из общего итога выделяют расходы на заработную плату, стипендии, на питание и капитальные вложения.
Таким образом, месячный отчет об исполнении сметы расходов бюджетных учреждений, находящихся на республиканских бюджетах автономных республик и местных бюджетах, составляется не по всем статьям бюджетной классификации, а по укрупненным показателям.
Во второй части отчета «Сведения по счетам» отражается движение денежных средств на текущих счетах с указанием остатка на начало года, поступления с начала года, кассового расхода за отчетный месяц, остатка на конец отчетного месяца.
Главные распорядители кредитов показывают расходы по каждому разделу с выделением соответствующих глав и параграфов.
К квартальной отчетности учреждений, состоящих на республиканских бюджетах автономных республик и местных бюджетах, относится квартальный отчет об исполнении сметы расходов по бюджету (ф. № 1-мк) за квартал и баланс об исполнении сметы расходов с приложением справки о движении сумм по счету финансирования (представляется учреждениями, ведущими учет по двойной системе).
Кроме того, учреждения и организации, имеющие специальные средства, составляют за первое полугодие «Отчет об исполнении сметы по специальным средствам» (ф. № 4). Школы, имеющие средства фонда всеобуча, составляют также отчет ф. №, 4-6 «О поступлении и расходовании средств фонда всеобуча». Дорожные отделы и другие организации по средствам, полученным ими на дорожное строительство, составляют по состоянию на 1 июля отчет по ф. № 4-а «Отчет о поступлении и расходовании средств, поступающих в дорожные отделы (управления) от колхозов, совхозов, промышленных, транспортных, строительных и других предприятий и хозяйственных организаций, привлекаемых к дорожным работам».
Детские сады (ясли), санаторно-лесные школы и детские музыкальные школы составляют за I, II и III кварталы бухгалтерские отчеты о содержании этих учреждений по специальным формам. Кроме того, ежемесячно, исключая март, июнь и сентябрь, не позднее 3-го числа следующего за отчетным месяца эти учреждения составляют справку о средствах бюджета и фактических расходах. В ней показываются: остаток средств на текущем счете на начало года, поступление средств из бюджета за вычетом отозванных сумм с начала года, конечный остаток средств на текущем счете.
Предприятия и хозяйственные организации представляют также квартальный отчет о расходах на подготовку и переподготовку кадров, произведенных за счет средств щелевого финансирования из бюджета и средств основной деятельности (ф. № 4-к).
Уставные подсобные хозяйства бюджетных учреждений составляют отчеты по формам, установленным для основной деятельности соответствующих хозяйственных организаций.
В учреждениях и организациях, ведущих учет по простой системе, в том числе и в тех из них, которые состоят на сельских и поселковых бюджетах, используются те же формы месячной и квартальной отчетности, что и для учреждений, ведущих учет по двойной системе. Исключением является баланс об исполнении сметы расходов, вместо которого учреждения, где учет организован по простой системе, представляют «Сведения об остатках по счетам».
У главных распорядителей кредитов на основании отчетов подведомственных учреждений составляются сводные отчеты с выделением соответствующих параграфов и статей сметы расходов.
Квартальный отчет об исполнении сметы расходов по бюджету состоит из трех частей: расходов, сведений по текущим счетам и сведений о выполнении плана по штатам и контингентам.
В первой части «Расходы» показываются назначения по смете на год с учетом изменений, ассигнования на отчетный период, кассовые и фактические расходы с начала года по всем подразделениям- бюджетной классификации. При этом затраты на капитальные вложения, произведенные через учреждения Стройбанка, приводятся по соответствующим подразделениям бюджетной классификации после отражения расходов, оплачиваемых через учреждения Госбанка. После итога по каждому параграфу даются назначения и фактические расходы по фонду заработной платы нештатных работников. В эту часть отчета включаются данные книги (карточки) учета кредитов и расходов.
Во второй части «Сведения по текущим счетам» отражается движение денежных средств на текущих счетах распорядителей кредитов.
Учреждения, ведущие учет по двойной системе, заполняют эту часть на основании остатков по соответствующим счетам баланса, а учреждения, осуществляющие учет по простой системе,— на основании данных книги текущих счетов и расчетов. В третьей части «Сведения о выполнении плана по штатам и контингентам» приводятся соответствующие показатели по штатам и контингентам на конец отчетного периода по сельскому хозяйству, просвещению, здравоохранению, физической культуре, социальному обеспечению, управлению и прочим учреждениям и организациям.
Отчет по содержанию детского сада (яслей) (ф. № 3-дс) состоит из двух разделов: А. «Источники средств и расходы» и Б. «Показатели по штатам и контингентам».
В разделе А приводятся суммы, утвержденные по смете на год, и исполнение с начала года по поступившим средствам за вычетом отозванных сумм, в том числе раздельно из бюджета и от родителей. Затем указываются расходы по сети постоянных детских садов (яслей) с выделением по статьям: «Заработная плата», «Питание», «Приобретение оборудования и инвентаря», «Приобретение мягкого инвентаря и обмундирования», «Капитальный ремонт зданий и сооружений».
В разделе «Показатели по штатам и контингентам» приводится фактическое списочное число детей по группам в зависимости от продолжительности пребывания их в саду или яслях (9—10, 12 и 24-часовые группы). Затем показывается посещаемость постоянного детского сада (яслей), число охваченных летними оздоровительными мероприятиями в этих садах (яслях) и число штатных единиц на конец отчетного периода.
Централизованные бухгалтерии составляют отчет ф. № 3-дс в сводном виде по всем детским учреждениям.
Отчет по содержаниюсанаторно-лесной и детской музыкальной школы (ф. № 3-сл/м) так же, как и отчет ф. № 3-дс, состоит из двух разделов того же наименования.
Содержание первого раздела такое же, как и в рассмотренном выше отчете. В разделе «Показатели по штатам и контингентам» приводятся данные о числе школ, классов, учащихся, о педагогических часах, о фонде заработной платы педагогического, административно-обслуживающего, учебно-вспомогательного и прочего персонала и их численности.
Отчет об исполнении сметы по специльным средствам составляется только за первое полугодие и за год. В нем отражается общая сумма остатка специальных средств учреждения (денежные средства, материалы и дебиторская задолженность за (вычетом кредиторской задолженности) с выделением остатка денежных средств и поступлений текущего года, а также общая сумма расходов специальных средств с выделением статей: «Заработная плата», «Канцелярские и хозяйственные расходы», «Капитальные вложения вне государственного плана капитальных работ», «Расходы учебные на производственную практику учащихся, научно-исследовательские работы и приобретение книг для библиотек». Из общей суммы расходов выделяется заработная плата нештатных работников.
Отчет по специальным средствам заполняется данными книги учета специальных средств. В балансе об исполнении сметы расходов отражается состояние средств бюджетного учреждения на дату составления отчета. Сумма статьи «Основные средства» должна быть равна сумме статьи «Фонд в основных средствах». Арендованные основные средства показываются за балансом. Сумма по статье
баланса «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» должна быть равна статье «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах».
Централизованные бухгалтерии составляют один баланс по всем обслуживаемым учреждениям. В отчете о подготовке кадров отражаются все затраты предприятия на подготовку кадров и повышение квалификации, произведенные как за счет бюджета, так и за счет средств основной деятельности предприятия. В отчете отдельно приводятся сумма бюджетного финансирования, кассовые расходы с начала года, фактические расходы с выделением статьи 1 «Заработная плата» и статьи 8 «Стипендии», указывается выпуск учащихся по плану и фактически, число человеко-месяцев обучения в школах фабрично-заводского ученичества и профес-сионально-техничеоких школах, на курсах подготовки и переподготовки кадров. Расходы и а подготовку и повышение квалификации кадров, включаемые в себестоимость, отражаются отдельной строкой.
Таким образом, квартальные отчеты отличаются от месячных значительно большим объемом показателей. По данным квартальной отчетности можно следить за использованием средств бюджета, финансированием бюджетных учреждений и выполнением ими оперативных и производственных планов.
Годовая отчетность бюджетных учреждений отличается от периодической содержанием, объемом, сроком составления и полнотой данных, необходимых для анализа сметы расходов учреждений.
Годовой бухгалтерский отчет учреждений, финансируемых из местных бюджетов, состоит из баланса исполнения сметы расходов (со справкой о движении сумм по счету финансирования) и отчетов: об исполнении сметы расходов по бюджету, о выполнении плана по штатам и контингентам, об исполнении сметы по специальным средствам, о поступлении и расходовании средств фонда всеобуча, о движении основных средств, о движении материальных ценностей, о поступлении и расходовании средств, поступающих в дорожные отделы от колхозов, совхозов, промышленных, транспортных, строительных и других предприятий и хозяйственных организаций, которые привлекаются к выполнению дорожных работ.
Детские сады (ясли) годовой бухгалтерский отчет составляют по рассмотренной выше типовой форме № 3-дс, а санаторно-лесные и детские музыкальные школы — по типовой форме № 3-сл/м. Предприятия и хозяйственные организации по расходам на подготовку и переподготовку кадров, осуществляемым за счет средств целевого финансирования из бюджета и средств основной деятельности, представляют годовой отчет по типовой форме № 4-к. Учреждения, подготовка кадров в которых финансируется полностью из бюджета (высшие учебные заведения, техникумы, училища, школы по подготовке кадров и курсовым мероприятиям), составляют отчеты по общеустановленным формам; уставные подсобные производства и хозяйства бюджетных учреждений — по формам, которые приняты для основной деятельности соответствующих организаций.
Бюджетные учреждения и организации, которые ведут бухгалтерский учет по простой системе, в том числе и состоящие на сельских и поселковых бюджетах, вместо баланса по исполнению сметы расходов представляют «Сведения об остатках по счетам», в которых показывают остатки бюджетных и внебюджетных средств на начало и конец года. Эта форма заполняется на основании данных книги текущих счетов и расчетов и книги учета материалов, продуктов питания и основных средств.
Прежде чем приступить к подготовке годового отчета, бюджетные учреждения проводят годовую инвентаризацию материальных ценностей, денежных средств, расчетов и делают годовое заключение счетов. После этого составляется оборотная ведомость и баланс на 1 января следующего года.
Суммы по статьям «Основные средства» и «Фонд в основных средствах» в балансе должны быть одинаковы, то же по статьям «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах».
В разделе баланса «Материальные ценности» запасы материалов, принадлежащие бюджетному учреждению, показываются в оценке, которая применялась при их учете. В разделе «Денежные средства» могут быть остатки по статьям «Текущие счета по республиканским бюджетам автономных республик и местным бюджетам», «Текущий счет по поручениям» и «Текущий счет по специальным средствам».
Суммы неиспользованных остатков аккредитивов, выставленных за счет бюджетных средств, не переходят на следующий год и 31 декабря зачисляются учреждениями Госбанка на текущие счета распорядителей кредитов. Остатки средств по аккредитивам, выставленным за счет специальных средств, переходят на следующий год и отражаются в балансе по статье «Прочие денежные средства». По этой же статье отражаются остатки средств по лимитированным чековым книжкам и денежным документам.
Бюджетные учреждения наиболее отдаленных местностей РСФСР, на которые распространяется льготный порядок использования кредитов, остатки неиспользованных кредитов показывают в балансе на статьях по учету открытых кредитов.
Расчеты по дебиторской и кредиторской задолженности, не законченные к концу года, отражаются в балансе раздельно, т. е. в активе — дебиторская задолженность, а в пассиве — кредиторская.
У распорядителей кредитов третьей степени после заключительных оборотов остатки сумм по финансированию, полученному от вышестоящей организации, указываются в пассиве баланса в разделе «Внутриведомственные расчеты» (статья «Расчеты по финансированию из бюджета между бюджетными учреждениями через Госбанк»).
Вышестоящие распорядители кредитов до составления сводного баланса проверяют внутренние расчеты по финансированию с подведомственными (учреждениями. Суммы финансирования, выданные подведомственным учреждениям, у вышестоящих распорядителей кредитов отражаются на активном счете, а у нижестоящих —на пассивном счете. Поэтому остатки на счетах финансирования учреждений в активе баланса вышестоящего распорядителя кредитов должны соответствовать остаткам на счетах финансирования в пассиве балансов подведомственных учреждений. В связи с этим в активе и пассиве сводного баланса, составляемого вышестоящим учреждением, остатки на счетах расчетов ло финансированию между учреждениями взаимно исключаются.
раздел баланса «Финансирование» заполняется только главными распорядителями кредитов. В нем указываются остатки сумм финансирования из бюджета через учреждения Госбанка и Стройбанка и за счет других источников. В разделе «Затраты на капитальное строительство» затраты на незаконченные объекты нового строительства и реконструкцию отражаются соответственно по статьям «Расходы по бюджету на новое строительство я реконструкцию» и «Расходы на новое строительство и реконструкцию по специальным средствам».
В разделе «Финансирование капитального строительства» по статье «Расчеты по финансированию из бюджета капитальных вложений и других мероприятий» у распорядителей кредитов третьей степени показываются остатки сумм по финансированию капитальных вложений через Госбанк и Стройбанк. В статье «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» приводится кредиторская задолженность по средствам на капитальные вложения. В этом же разделе у главных распорядителей кредитов по статьям «Финансирование из бюджета капитальных вложений и других мероприятий через Стройбанк» и «Финансирование из бюджета капитальных вложений и других мероприятий через Госбанк» показываются остатки сумм по финансированию капитальных вложений.
Поскольку бюджетные учреждения, ведущие учет по простой системе, бухгалтерский баланс не составляют, в сводный годовой отчет главные распорядители кредитов включают показатели следующих отчетных форм: «Сведения об остатках по счетам», «Отчет об исполнении сметы расходов», «Отчет об исполнении сметы по специальным средствам», «Движение основных средств», «Движение материальных ценностей». Данные этих форм годового отчета подведомственных учреждений отражаются по соответствующим статьям баланса. Например, первоначальная стоимость основных средств показывается в активе баланса по статье «Основные средства» и одновременно в пассиве баланса по статье «Фонд в основных средствах», остатки материалов и продуктов питания фиксируются в активе баланса по статье «Материалы и продукты питания» и т. д.
Для сверки сумм финансирования, имеющихся в балансе, бюджетные учреждения составляют справку о движении сумм по счету финансирования.
Годовой отчет об исполнении сметы расходов состоит из разделов, глав, параграфов и статей бюджетной классификации.
В отчете о выполнении плана по штатам и контингентам каждого ведомства приводятся показатели, соответствующие характеру его деятельности. Например, в лечебных учреждениях — число коек, койко-дней, число врачебных посещений и посещений амбулаторий, в школах — число 1—4, 5—8, 9—10-х классов (комплектов) и количество учащихся в них и т. д.
Отчет об исполнении сметы по специальным средствам (ф. № 4) предназначен для отражения доходов и фактических расходов этих средств. Он заполняется по видам специальных средств на основании данных книги учета специальных средств.
Учреждения, руководители которых являются главными распорядителями кредитов, составляют сводный отчет по специальным средствам, который имеет многографную форму.
В отчете о движении основных средств показывается состояние основных средств на начало и конец отчетного года, а также движение основных средств с указанием источников их получения и причин выбытия. Данные этого отчета увязываются с соответствующими суммами из баланса. Заполняется он на основании книги учета материалов, продуктов питания и основных средств.
Отчет о движении материальных ценностей состоит из трех частей. В первой части показываются остатки материалов и продуктов питания на начало и конец отчетного года и стоимость материалов и продуктов питания, израсходованных на нужды учреждения в отчетном году. Вторая часть по тем же позициям содержит сведения о малоценных и быстроизнашивающихся предметах. В третьей части отчета отражается движение материалов и продуктов питания: количество поступивших материалов, выбытие их и причины. Отчет заполняется по книге учета материалов, продуктов питания и основных средств. Данные отчета соответствуют остаткам, показанным в балансе по статье «Материалы и продукты питания».
Годовые отчеты детских садов (яслей), санаторно-лесных и детских музыкальных школ, а также отчеты о подготовке кадров по форме не отличаются от квартальных.
К годовому отчету прилагается объяснительная записка, в которой излагаются основные причины, повлиявшие на исполнение сметы расходов по бюджету и специальным средствам, на выполнение плана по штатам и коятингентам. Кроме того, в ней отражаются изменения состава основных средств, материалов и продуктов питания, состояния расчетов с подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами.
Отчетность об исполнении смет расходов учреждений, состоящих на местных бюджетах, служит основанием для составления годовых отчетов об исполнении местных бюджетов.
Годовой отчет учреждений, состоящих на союзном бюджете и республиканских бюджетах союзных республик, по своему содержанию аналогичен годовому отчету учреждений, состоящих на республиканских бюджетах автономных республик и местных бюджетах, с той лишь разницей, что в нем расходы по отдельным статьям подразделяются на литеры. Например, в отчете органов государственного управления, суда и прокуратуры по статье «Заработная плата» выделяются литеры: а — основная заработная плата штатных работников, б — персональные и прочие надбавки к основным окладам, в — заработная плата нештатных работников.
Квартальные отчеты этих учреждений готовятся по формам годового отчета, за исключением форм № 5 и 6. Отчет о содержании детского дома по ф. № 3-дд составляют только промышленные предприятия, имеющие детские дома. Отчеты по детским домам, находящимся в ведении министерств просвещения союзных республик, имеют установленные для всех бюджетных учреждений формы.
Отчет «Прибыли и убытки» представляют научно-исследовательские институты, ведущие бухгалтерский учет по плану счетов бюджетных учреждений, если на научно-исследователь-окие работы, проводимые за счет финансирования из бюджета и по договорам, а также на затраты неуставных опытных и вспомогательных хозяйств существует единая смета. В этом отчете отражаются убытки от выполнения научно-исследовательских работ по договорам, по вспомогательным и подсобным производствам, от реализации продукции и услуг на сторону, убытки прошлого года, выявленные в отчетном году, и пр. Также приводится и прибыль. Таким образом, отчеты бюджетных учреждений содержат все данные, необходимые для оперативного руководства, анализа исполнения смет расходов и сметного планирования.
